Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable

La clínica que atiende al paciente o para la que trabaja el usuario. Sus datos de identificación y contacto aparecen en la autorización que firma el paciente y en la plataforma.

Encargado: [POR COMPLETAR: razón social], NIT [POR COMPLETAR: NIT], domicilio en [POR COMPLETAR: dirección y ciudad] ("Vision360"), que trata los datos por cuenta de la clínica. Correo: [POR COMPLETAR: correo de protección de datos].

2. Quién decide y quién trata los datos

La clínica es la responsable: decide qué datos se registran, de qué pacientes y quiénes de su equipo tienen cuenta. Vision360 es la plataforma que usa para hacerlo y actúa como encargada: trata los datos solo por cuenta de la clínica y según sus instrucciones, en virtud del acuerdo de encargo que ambas firmaron.

El paciente autoriza a su clínica, no a Vision360. Si una solicitud de un paciente o de un usuario llega a Vision360, la traslada a la clínica sin demora.

Vision360 solo es responsable de los pocos datos que trata para sus propios fines: los registros de seguridad de la plataforma, las constancias de aceptación de sus términos y los datos de su relación comercial con la clínica.

3. Datos que tratamos y finalidades

Equipo de la clínica (usuarios: médicos y asistentes). Las cuentas no se abren por registro libre: Vision360 crea la cuenta de cada clínica e invita a su titular, y este crea las de su equipo. Tratamos: nombre, correo, rol y clínica; la huella de la contraseña o el identificador de la cuenta de Google con que ingresa; y registros técnicos (fecha, dirección IP, navegador y acciones realizadas). Finalidades: habilitar y administrar el acceso, verificar la identidad al ingresar, prestar soporte, dejar constancia de la aceptación de los términos, proteger la plataforma y cumplir obligaciones legales.

Pacientes. Los pacientes no tienen cuenta ni acceso a la plataforma: la clínica les envía, si lo decide, un enlace temporal para tomar sus fotografías. Por cuenta de la clínica tratamos: nombre e identificación que la clínica registre, fotografías faciales, puntos faciales y mediciones obtenidos de ellas, modelo 3D, datos clínicos que la clínica anote (diagnóstico, procedimiento, notas), consentimientos firmados con su firma, y la fecha, IP y navegador desde los que el paciente firmó. Finalidad única: prestar a la clínica el servicio de documentación fotográfica clínica. No usamos estos datos para fines propios, no los vendemos, no hacemos publicidad con ellos ni los usamos para entrenar modelos.

4. Datos sensibles

Las fotografías faciales, los datos biométricos derivados y los datos de salud son datos sensibles. Su tratamiento requiere autorización explícita del titular, que obtiene la clínica. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Cuando el paciente es menor de edad, la autorización la otorga su representante legal, respetando el interés superior del menor.

5. Derechos de los titulares

Todo titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso de sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal de conservarlos (por ejemplo, la historia clínica); y acceder gratuitamente a ellos.

6. Cómo ejercerlos

Las consultas y reclamos se dirigen a la clínica, a los canales de la clínica, indicando nombre, identificación, la solicitud y un medio de respuesta.

Las consultas se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5) más. Los reclamos se resuelven en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) más; si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

7. Seguridad

Conexión cifrada: todo el tráfico va por HTTPS obligatorio (TLS), con HSTS.

Fotografías: se guardan en un almacenamiento privado (Cloudflare R2) cifrado en reposo con AES-256, sin ningún acceso público. Para ver una foto, la plataforma verifica primero la identidad del usuario y que pertenezca a la clínica dueña de la foto, y entrega un enlace firmado que vence en una (1) hora.

Separación entre clínicas: cada clínica solo puede leer sus propios datos; la separación se aplica en la propia base de datos (seguridad a nivel de fila), no solo en la aplicación.

Enlace de captura del paciente: es aleatorio, de un solo paciente y vence a las setenta y dos (72) horas. La plataforma no guarda el enlace en claro sino su huella criptográfica (HMAC-SHA256) y una copia cifrada con AES-256-GCM.

Contraseñas: nunca se guardan; solo su huella con argon2id. También se puede entrar con la cuenta de Google de la persona.

Credenciales de terceros: la autorización para el respaldo en Google Drive se guarda cifrada con AES-256-GCM.

Control de acceso por roles y permisos definidos por la clínica, límites de intentos contra ataques de fuerza bruta y registro de auditoría de las acciones relevantes.

Las mediciones y miniaturas se calculan en los servidores de la plataforma; por eso el cifrado protege los datos en tránsito y en reposo, pero no es cifrado de extremo a extremo.

8. Transmisiones y transferencias internacionales

Para prestar el servicio usamos proveedores (subencargados) que pueden alojar datos fuera de Colombia. Los tratamos con contratos que garantizan un nivel adecuado de protección, conforme a la regulación de la Superintendencia de Industria y Comercio. La lista actualizada se publica en los Términos y condiciones.

9. Conservación

Los datos de los usuarios se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales posteriores. Los datos de los pacientes se conservan mientras la clínica mantenga el servicio y, al terminar, se eliminan según la sección 16 de los Términos.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de su versión. Los cambios sustanciales se informarán en la plataforma y requerirán una nueva aceptación.