Términos y condiciones de uso

1. Partes y aceptación

Estos términos rigen la relación entre [POR COMPLETAR: razón social], identificada con NIT [POR COMPLETAR: NIT] y domiciliada en [POR COMPLETAR: dirección y ciudad] ("Vision360", "nosotros"), y la clínica, institución o profesional independiente que contrata el servicio ("la Clínica").

Quien acepta estos términos marcando la casilla correspondiente declara que actúa en nombre propio y en nombre de la Clínica, y que tiene facultades suficientes para obligarla. Cada usuario autorizado por la Clínica los acepta también en su primer ingreso.

Si no está de acuerdo con estos términos, no debe usar la plataforma.

2. Definiciones

Plataforma o servicio: la aplicación web Vision360 y sus funciones de captura, almacenamiento, medición, informes, galería, comparación y respaldo.

Usuario: médico, asistente u otro miembro del equipo de la Clínica, autorizado por ella para ingresar con una cuenta individual.

Paciente: persona atendida por la Clínica, cuyas fotografías y datos registra la Clínica. El paciente no tiene cuenta ni acceso a la plataforma; solo usa, cuando la Clínica se lo envía, un enlace temporal para su captura fotográfica.

Datos de la Clínica: toda información que la Clínica o sus pacientes cargan o generan en la plataforma, incluidas fotografías, mediciones, informes, anotaciones y consentimientos.

Mediciones: valores calculados automáticamente por la plataforma a partir de las fotografías (por ejemplo MRD1, MRD2, TPS, BFS, fisuras palpebrales y distancias intercantales).

3. Descripción del servicio

Vision360 es una herramienta de documentación fotográfica clínica. Permite capturar fotografías faciales estandarizadas con la cámara del dispositivo, en consulta o mediante un enlace remoto enviado al paciente; almacenarlas; calcular mediciones orientativas; generar informes; anotar, dibujar y comparar imágenes; y exportar o respaldar la información.

El servicio se presta en la modalidad de software como servicio. Vision360 puede mejorar, cambiar o retirar funciones, procurando no disminuir de forma sustancial el servicio contratado.

4. Naturaleza informativa: no es diagnóstico ni dispositivo médico

Las mediciones y demás resultados automáticos son estimaciones informativas. Dependen de la calidad de la fotografía, la iluminación, la pose y la calibración por el diámetro del iris, y no han sido validados clínicamente. No reemplazan la medición manual, el examen físico ni el juicio del profesional, y no constituyen diagnóstico, pronóstico ni recomendación de tratamiento.

La plataforma no está registrada como dispositivo médico ante el INVIMA ni ante otra autoridad sanitaria, y no está destinada a diagnosticar, prevenir, monitorear ni tratar enfermedades.

Los rangos de referencia que se muestran provienen de literatura publicada y se citan en la propia plataforma; son orientativos.

5. Responsabilidad del profesional

Toda decisión clínica es responsabilidad exclusiva del profesional tratante. Antes de apoyarse en una medición, el profesional debe verificarla con los métodos clínicos de estándar de cuidado.

La Clínica es la responsable de la historia clínica de sus pacientes y de su custodia en los términos de la Resolución 1995 de 1999, sus modificaciones y la Ley 2015 de 2020. Vision360 es una herramienta de apoyo y no sustituye el sistema de historia clínica de la Clínica.

6. Autorizaciones y consentimientos de los pacientes

La Clínica es la responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes. Le corresponde obtener, antes de capturar o cargar sus datos, la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos sensibles (imagen facial y datos de salud) y el consentimiento informado que exija la práctica clínica.

El uso de fotografías con fines académicos, de divulgación o publicitarios, incluidas las redes sociales, requiere una autorización separada y específica del paciente. La plataforma ofrece herramientas para registrar consentimientos, pero su contenido y suficiencia son responsabilidad de la Clínica.

La Clínica mantendrá indemne a Vision360 frente a reclamaciones que se originen en la falta, insuficiencia o revocatoria de dichas autorizaciones.

7. Propiedad de los datos

Los Datos de la Clínica pertenecen a la Clínica y a sus pacientes, según la ley. Vision360 no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo la licencia limitada, no exclusiva y temporal necesaria para prestar el servicio.

Vision360 no vende datos personales ni los usa para publicidad. No usa las fotografías de los pacientes para entrenar modelos ni para fines propios. Solo puede elaborar estadísticas agregadas de uso de la plataforma (por ejemplo, número de sesiones) que no identifican a pacientes ni contienen imágenes.

8. Licencia de uso y propiedad intelectual

Vision360 otorga a la Clínica una licencia no exclusiva, intransferible y revocable para usar la plataforma durante la vigencia del servicio, solo para su actividad interna.

El software, su diseño, marcas y documentación son propiedad de Vision360 o de sus licenciantes. Se prohíbe copiarlo, modificarlo, descompilarlo, hacer ingeniería inversa, revenderlo, sublicenciarlo o usarlo para desarrollar un producto competidor.

La plataforma usa componentes de código abierto, cada uno sujeto a su propia licencia.

9. Cuentas y seguridad

No existe registro abierto. Vision360 crea la cuenta de la Clínica e invita a su titular o administrador; este, a su vez, crea las cuentas de su equipo y les asigna roles y permisos. Los pacientes no tienen cuenta: solo reciben, cuando la Clínica lo decide, un enlace temporal para su captura fotográfica.

Cada usuario debe tener su propia cuenta; no se permiten cuentas compartidas ni genéricas. La Clínica debe desactivar de inmediato las cuentas de quienes dejen de trabajar con ella.

La Clínica responde por la actividad realizada con las cuentas de sus usuarios y debe mantener sus credenciales en reserva. Cualquier acceso no autorizado debe informarse de inmediato a [POR COMPLETAR: correo de soporte].

El enlace de captura remota es personal del paciente al que se envía. La Clínica decide a quién lo envía y responde por ello.

10. Uso aceptable

No está permitido: cargar datos de personas sin su autorización; usar la plataforma con fines ilícitos o contrarios a la ética médica; intentar acceder a datos de otras clínicas; realizar pruebas de seguridad o de carga sin autorización escrita; eludir los límites técnicos; ni introducir código malicioso.

Vision360 puede suspender el acceso ante un uso que infrinja esta sección, conforme a la sección 14.

11. Disponibilidad y soporte

Vision360 hará esfuerzos razonables para mantener la plataforma disponible de forma continua, salvo mantenimientos programados, que se avisarán cuando sea posible, y eventos de fuerza mayor o fallas de terceros.

La calidad de las fotografías y el funcionamiento de la captura dependen del dispositivo, la cámara, el navegador y la conexión de la Clínica y del paciente, que no están bajo el control de Vision360.

El soporte se presta por [POR COMPLETAR: correo de soporte] en días hábiles.

12. Respaldos e integraciones

Vision360 mantiene copias de seguridad de su infraestructura para la continuidad del servicio.

Los respaldos que la Clínica activa hacia su propia cuenta de Google Drive o hacia equipos autorizados son exportaciones hechas por instrucción de la Clínica. Desde ese momento, la custodia, la seguridad y el acceso a esas copias son responsabilidad de la Clínica.

Los servicios de terceros (como Google) se rigen además por sus propios términos.

13. Precio y facturación

El precio, la forma de pago y la periodicidad son los acordados en la propuesta u orden comercial. Los cambios de tarifa se avisarán con al menos treinta (30) días de anticipación.

14. Suspensión

Vision360 puede suspender total o parcialmente el acceso ante un riesgo para la seguridad de la plataforma o de los datos, una orden de autoridad competente, un uso ilícito o una mora en los pagos. Avisará previamente cuando sea posible.

Durante la suspensión los Datos de la Clínica se conservan.

15. Plazo y terminación

El servicio se presta por el plazo acordado. Cualquiera de las partes puede terminarlo con un aviso escrito de treinta (30) días, o de inmediato si la otra incumple una obligación esencial y no la corrige dentro de los quince (15) días siguientes a ser requerida.

16. Devolución y eliminación de datos

Al terminar el servicio, la Clínica dispondrá de noventa (90) días para exportar sus datos (fotografías, informes y registros) con las herramientas de la plataforma. Vencido ese plazo, Vision360 eliminará los datos de forma segura, incluidas sus copias de seguridad, dentro de los treinta (30) días siguientes, y emitirá una constancia si la Clínica la solicita.

La Clínica debe conservar la historia clínica durante los plazos legales (quince años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017). Por eso debe exportar la información que haga parte de ella antes de la eliminación.

17. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información confidencial de la otra y solo la usará para ejecutar este acuerdo, durante su vigencia y por cinco (5) años más. Los datos personales de los pacientes se protegen además conforme al Anexo 1, sin límite de tiempo.

18. Protección de datos personales

La Clínica es la responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes y de su equipo en la plataforma; Vision360 los trata como encargada conforme al Anexo 1 (Acuerdo de encargo) y a la Política de tratamiento de datos personales publicada en la plataforma. Vision360 solo es responsable de los datos que trata para sus propios fines (seguridad de la plataforma, constancias de aceptación y relación comercial).

19. Garantías

La plataforma se ofrece en el estado en que se encuentra y según su disponibilidad. Vision360 no garantiza la exactitud de las mediciones ni su idoneidad para un fin clínico determinado, y no garantiza que el servicio esté libre de errores o interrupciones.

20. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Vision360 no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad ni por decisiones clínicas tomadas con base en la plataforma.

La responsabilidad total de Vision360 por cualquier causa relacionada con este acuerdo no excederá el valor pagado por la Clínica en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine.

Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni cuando la ley no permita limitar la responsabilidad.

21. Indemnidad

La Clínica mantendrá indemne a Vision360 frente a reclamaciones de terceros originadas en la falta de autorizaciones de sus pacientes, en el contenido que cargue o en actos de su práctica profesional.

Vision360 mantendrá indemne a la Clínica frente a reclamaciones de terceros por infracción de derechos de propiedad intelectual causada por el software.

22. Modificaciones de estos términos

Vision360 puede modificar estos términos. Los cambios se informarán en la plataforma con al menos treinta (30) días de anticipación, salvo que obedezcan a un cambio legal.

Los cambios sustanciales requieren una nueva aceptación expresa: hasta aceptarlos no se podrá seguir usando la plataforma. Cada versión indica su fecha.

23. Ley aplicable y controversias

Este acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días; si no lo logran, la someterán a los jueces de [POR COMPLETAR: ciudad].

24. Disposiciones generales

La Clínica no puede ceder este acuerdo sin autorización de Vision360. Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes. Estos términos, sus anexos y la orden comercial constituyen el acuerdo completo; en materia de datos personales prevalece el Anexo 1.

Las comunicaciones se hacen a los correos registrados por las partes.

Anexo 1. Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales

Roles. La Clínica actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes y Vision360 como encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.25.5.2). Este anexo es el contrato de transmisión de datos entre ambas.

Objeto. Vision360 trata los datos solo para prestar el servicio: almacenar y mostrar fotografías, calcular mediciones, generar informes, registrar consentimientos, anotaciones y auditoría, y hacer los respaldos que la Clínica active. Categorías de titulares: pacientes y usuarios de la Clínica. Categorías de datos: identificación y contacto, fotografías faciales, datos biométricos derivados (puntos faciales y mediciones), datos clínicos que la Clínica registre y firmas de consentimiento.

Instrucciones. Vision360 trata los datos únicamente según las instrucciones de la Clínica, que se entienden dadas por la configuración y el uso que la Clínica hace de la plataforma. No los usa para fines propios. Si considera que una instrucción es contraria a la ley, lo informará.

Confidencialidad. Solo accede a los datos el personal de Vision360 que lo necesita para soporte o seguridad, con obligación de reserva, y ese acceso queda registrado.

Seguridad. Vision360 aplica las medidas técnicas descritas en la sección 7 de su Política de tratamiento de datos personales (cifrado en tránsito y en reposo, almacenamiento privado con enlaces firmados de corta duración, separación de datos entre clínicas en la base de datos, enlaces de paciente protegidos, control de acceso por roles y auditoría), y las mantendrá o mejorará durante la vigencia del servicio.

Subencargados. La Clínica autoriza el uso de los subencargados de la lista publicada en esta página. Vision360 avisará de cualquier cambio con treinta (30) días de anticipación; la Clínica podrá oponerse por motivos razonables y, si no hay acuerdo, terminar el servicio. Vision360 exige a sus subencargados obligaciones equivalentes y responde por ellos.

Transferencias internacionales. Algunos subencargados alojan datos fuera de Colombia (ver la lista). Vision360 se asegura de que existan garantías adecuadas conforme a la regulación de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Incidentes. Vision360 informará a la Clínica cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos sin dilación y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a conocerlo, con la información disponible sobre lo ocurrido, los datos afectados y las medidas tomadas, y la apoyará para reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos de los titulares. Las solicitudes de los pacientes que lleguen a Vision360 se trasladarán a la Clínica sin demora. Vision360 la apoyará con las herramientas de la plataforma para atenderlas dentro de los plazos legales.

Devolución y supresión. Al terminar el servicio se aplica la sección 16 de los términos.

Auditoría. Vision360 pondrá a disposición de la Clínica la información razonable para demostrar el cumplimiento de este anexo.